Quels sont les avantages de l’externalisation ?

Vers la fin des années 80, plusieurs sociétés ont commencé à opter pour l’externalisation. Avec de bons prestataires, elles pourraient profiter des avantages de l’externalisation comme gagner un meilleur score en compétitivité et une plus grande flexibilité. Voulez-vous également externaliser quelques tâches de votre activité ? NEWAKEY vous offre une variété de services. Mais d’abord, lisez jusqu’au bout pour en savoir davantage sur le processus d’externalisation.

Qu'est-ce que l'externalisation ?

L’externalisation est l’équivalent de outsourcing en anglais. En principe, pour une entreprise, l’externalisation est l’action de sous-traiter une partie de son activité. En d’autres termes, il s’agit de faire appel à un prestataire externe pour confier la gestion de certains éléments de son entreprise, et tout ça se réalise sous contrat.

On peut citer différentes sortes d’externalisation suivant :

  • L’activité : informatique, ressources humaines, finance, marketing, communication ;
  • La zone géographique : externalisation onshore et externalisation offshore.

En externalisant, l’entreprise peut se concentrer sur les activités à forte valeur ajoutée, tout en gagnant du temps. Vous trouverez ici nos solutions pour vous aider à choisir quelle activité externalisée !

Quels sont les objectifs de l'outsourcing ?

Comme vous avez lu plus haut, le but de l’externalisation est d’aider une entreprise à se focaliser sur ses activités essentielles, à savoir : les ressources financières, matérielles et humaines. Elle permet également à l’entreprise d’augmenter son efficacité et de se perfectionner. En effet, le fait de déléguer assure un travail de qualité. 

En outre, l’objectif principal de l’outsourcing est la réduction des coûts de production. Pourquoi ? Parce que le prestataire fournit des services à un tarif moins cher que ceux assumés directement par l’entreprise. 

Une stratégie d’externalisation le plus souvent utilisée est la stratégie de délocalisation.  Celle-ci consiste à sous-traiter dans les pays à faible niveau de vie. Certaines entreprises en profitent alors pour payer avec de bas salaires. 

Toutefois, il faut comprendre que « tertiarisation » et “externalisation” sont 2 phénomènes différents. Pour une petite parenthèse, le phénomène de tertiarisation consiste à faire migrer certaines activités de services de l’industrie vers le service tertiaire.

Quels sont les types d'externalisation ?

En principe, l’externalisation se présente sous 3 types.

L’externalisation offshore

Aussi sous le nom d’External Process Outsourcing, l’externalisation offshore est une pratique des entreprises qui a recours aux services de prestataires externes, dans un autre pays. C’est la forme d’externalisation la plus commune. L’outsourcing offshore peut être appliqué dans plusieurs domaines d’une société : 

L’externalisation nearshore

Cette autre forme d’outsourcing consiste à faire appel aux services d’un prestataire situé dans un pays voisin. La prestation est fournie dans le même fuseau horaire et dans un cadre historique, culturel et linguistique similaire. L’externalisation nearshore s’adresse surtout aux entreprises qui recherchent des solutions rapides en matière de productivité, mais aussi des solutions de proximité et qui remplissent les critères ci-après : 

  • Service de qualité à coûts réduits ; 
  • Fuseau horaire similaire ; 
  • Techniques de gestion de projet pareilles à celle de l’entreprise ; 
  • Excellente compréhension culturelle.

L’externalisation onshore

A l’inverse de l’externalisation offshore et de l’externalisation nearshore, l’outsourcing consiste à utiliser les services d’un prestataire dans le même pays que l’entreprise cliente. Avec l’externalisation onshore, les interactions entre les équipes sont beaucoup plus faciles et la charge de travail est beaucoup mieux coordonnée. Cependant, ces critères sont accessibles à des coûts plus élevés. 

Grâce à l’outsourcing onshore, l’entreprise peut profiter des avantages suivants : 

  • Prévenir les problèmes de communication ;
  • Réseau plus large pour choisir le bon prestataire ; 
  • Facilité de la recherche de main d’œuvre ; 
  • Préservation du patrimoine intellectuel.

Pourquoi l'externalisation est un avantage pour les PME ?

A présent, découvrez les avantages pour les PME de recourir à l’externalisation.

Pour réduire les coûts et mieux maîtriser son budget

Grâce à l’externalisation, l’entreprise gagne en flexibilité. Puisque le prestataire adapte son service selon les objectifs et les attentes de l’entreprise, celle-ci échange des coûts fixes contre des coûts variables en fonction de l’activité. En outre, l’externalisation lui permet de réduire ses stocks et ses investissements à long terme ainsi que le salaire du prestataire.

Pour se concentrer sur son cœur d’activité

Pour éviter les éventuels besoins de restructuration, les entreprises sont en permanence à la recherche de performance, de valeur et d’optimisation. Et tout cela, parce qu’elles doivent être de plus en plus réactives face aux changements imminents en termes d’économie.  

Dans ce cas, l’entreprise fait appel à des prestataires externes pour que les équipes internes doivent se spécialiser sur l’activité principale de l’entreprise.

Pour assurer la flexibilité et la continuité du service

En externalisant des activités, il n’y a pas d’absence maladie ou d’arrêt prolongé au sein d’une entreprise. Elle garantit la continuité de son activité. Voici des exemples : 

       ➤ L’externalisation de la gestion de paie engendre une stabilité interne ; 

       ➤ L’externalisation d’un standard génère un service continu auprès des clients.

Pour gagner en qualité

L’outsourcing fait souvent appel à des spécialistes et à des experts. Ces prestataires sont au courant des actualités du marché. Ils mettent alors à la disposition de l’entreprise des bonnes pratiques pour, en premier lieu, apporter un niveau de qualité qu’elle ne possède pas et en second lieu, lui faire gagner en efficacité.

Pour développer une compétence

L’externalisation enrichit les entreprises qui y ont recours, car elles bénéficient des services de prestataires spécialisés dans leurs métiers. Ces derniers leur apportent, à travers cette sous-traitance, des compétences qu’elles n’auraient pas pu développer par manque de moyens ou de temps.

Ainsi, l’expertise des prestataires externes leur apporte un savoir-faire qui peut les aider à aller plus loin sur des sujets tels que les ressources humaines ou la gestion informatique, par exemple.

En collaborant avec notre agence d’externalisation NEWAKEY, vous ne pouvez qu’en jouir de nos avantages !

Quels sont les inconvénients de l'externalisation ?

L’externalisation peut également présenter une certaine limite :

  • En déléguant une partie de son activité, il est évident que la société en perd le contrôle. L’externalisation peut également conduire à des intérêts divergents entre les deux parties, voire à un manque relatif d’implication. Cette perte de contrôle ajoute un degré d’incertitude. Toutefois, l’élaboration d’une feuille de route claire permet d’anticiper ce risque ;
  • L’entreprise perd également son autonomie. L’externalisation implique une sorte de dépendance. Si la mission n’est pas respectée, l’entreprise est en difficulté. Elle doit donc prévoir de faire appel à une autre entreprise dans l’urgence en analysant au préalable les différentes offres. Comme la logistique, d’autres activités sont soumises aux variations de l’environnement, comme la production. L’externalisation d’une fonction stratégique nécessite donc une étude des risques possibles ;
  • il y a parfois un moindre niveau d’engagement ou de professionnalisme de la part du sous-traitant ;

Comment externaliser une activité ?

1 - Identifier les besoins de l'entreprise

Tout d’abord, il faut définir les besoins réels de l’entreprise avec ses objectifs en se posant les questions : Pourquoi externaliser ? Comment ? A qui faire appel ? En combien de temps ? Quel service ? Où (en délocalisation) ?

2 - Établir un cahier de charge

Le cahier de charge permet d’indiquer clairement les missions attribuées au prestataire avec leur ordre de priorité. Il comportera une présentation complète de chaque fonction externalisée. Il sera alors beaucoup plus facile de s’assurer que l’entreprise est sur la même longueur d’onde que le prestataire externe.

3 - Choisir un prestataire

Le choix de prestataire est l’étape clé qui contribue au succès du processus d’externalisation. Il peut se faire dans des plateformes professionnelles. Le chef d’entreprise doit prendre le temps de comparer les compétences et les expériences des candidats, ainsi qu’aux avis des clients avec lesquels ils ont déjà travaillé.

4 - Rédiger un contrat

L’élaboration d’un contrat est obligatoire pour définir les bases de la collaboration. Il doit inclure : 

  • Les détails de la mission ;
  • Les outils à utiliser ; 
  • Les procédures internes de l’entreprise ;
  • Le calendrier de la collaboration ; 
  • Le tarif de la prestation.
5 - Définir un système de suivi des missions

Pour le bon déroulement des missions, les outils en ligne peuvent être très utiles :

  • Google Workscape ;
  • Trello ; 
  • Asana ;
  • Skype ;
  • Slack ;
  • Dropbox.
6 - Préparer le backsourcing

A la fin du contrat, l’entreprise prévoit de revenir à la phase de traitement interne des missions externalisées. Il sera ainsi plus facile pour l’entreprise de faire face aux différentes éventualités en cas de performance insatisfaisante.

Contactez-nous !

A vous maintenant de décider ! Voulez-vous collaborer avec un partenaire fiable et impliqué ? NEWAKEY est une agence marketing  qui regorge d’experts. Avec notre équipe, vous serez satisfait ! La qualité de nos services vous permet de conserver votre crédibilité. Notre objectif est en fait de vous accompagner. Alors n’attendez plus, faites le premier pas et contactez-nous ! Vous serez surpris de voir notre sériosité au travail et surtout notre expertise.

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